不動産賃貸業における個人情報のお取扱いについて
- 個人情報保護方針 当社は、個人情報について、関係法令その他の規範及び当社策定にかかる各種規程等の定めるところに従い、当社において業務に従事する全ての者に対してその周知・徹底を図り、適切にこれを取扱います。
- 個人情報の取得 お客様の個人情報の取得は、適正な手段によって行うとともに、利用目的の公表・通知・明示等を行い、ご本人の同意なく、利用目的の範囲を超えた個人情報のお取り扱いはいたしません。また、個人情報を第三者に提供・開示等する場合は、法令の定める手続きに則って行います。
- 個人情報の利用目的
- 不動産の賃貸・運営・管理及びそれに付帯する事業
- 不動産賃（転）貸借に関する契約の履行・管理・情報およびサービスの提供
- （１,２）の利用目的の達成に必要な範囲での、個人情報の第三者への提供
※ 個人情報の利用、サービスの提供はご本人からの申し出がありましたら、取り止めさせて頂きます。
- 個人情報の第三者提供 当社が所有する個人情報は、お名前、ご住所等の所要項目について、書面・郵便物・電話・電子メール等により不動産運営管理等に関する運営管理会社・工事会社等への第三者に提供されます。なお、ご本人の申し出がありましたら、提供は中止いたします。
- 個人情報の共同利用 行いません。
- 個人情報取扱いの委託 当社は事業運営上、前項利用目的の範囲に限って個人情報を外部に委託することがあります。この場合、個人情報保護水準の高い委託先を選定し、個人 情報の適正管理・機密保持についての契約を交わし、適切な管理を実施させます。
- 個人情報の開示等の請求 ご本人様は、当社に対してご自身の個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止）に関して、下記の当社問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。
- 個人情報を提供されることの任意性について ご本人様が当社に個人情報を提供されるかどうかは任意によるものです。 ただし、必要な項目をいただけない場合、適切な対応ができない場合があります。
- 保有個人データに関する事項の周知 当社で保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。
- 事業者の名称 株式会社JTBアセットマネジメント 〒110-0005 東京都台東区上野1-10-12 商工中金･第一生命上野ビル 6階 代表取締役社長 高橋 康
- 個人情報の保護管理者 管理者名：太田 史男 所属部署：企画総務部 連絡先：03-4331-1111
- 全ての保有個人データの利用目的
分類 利用目的 個人のお客様情報 ユーザー様サポートのためご利用履歴管理のため当社サービスのご案内のためお問合せ対応のため お取引先担当者様情報 発注内容確認のため（通信記録等） 当社従業員情報 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため 当社への採用応募者情報 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため 特定個人情報 番号利用法に定められた利用目的のため - 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先 株式会社JTBアセットマネジメント 個人情報問合せ窓口 〒110-0005 東京都台東区上野1-10-12 商工中金･第一生命上野ビル 6階 TEL：03-4331-1111 E-MAIL：privacy-soumu@jtbest.co.jp
- 認定個人情報保護団体 現在、当社が加盟する認定個人情報保護団体はありません。
- 保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き
- 開示等の求めの申し出先 開示等のお求めは、上記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。 ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。 原則としてご希望に沿って処理させていただきます。
- 開示等の求めに関するお手続き
①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ窓口までご郵送ください。
③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。
- 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料 開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。 ①代理人である事を証明する資料 ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞ 本人の委任状（原本） ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し 戸籍謄本 住民票（続柄の記載されたもの） その他法定代理権の確認ができる公的書類 ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し 後見登記等に関する登記事項証明書 その他法定代理権の確認ができる公的書類 ②代理人様ご自身を証明する資料 運転免許証 パスポート 健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください） 住民票
- 個人情報の取扱体制や講じている措置の内容
- 基本方針の策定 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
- 個人データの取扱いに係る規律の整備 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
- 組織的安全管理措置 ①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。 ②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
- 人的安全管理措置 ①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。 ②個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
- 物理的安全管理措置 ①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。 ②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
- 技術的安全管理措置 ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。 ②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
- お問い合わせ窓口 お客様の個人情報について、その内容の開示・訂正・利用停止の御請求、その他個人情報に関する御質問、御意見等については、以下のお問合せ窓口へ御連絡ください。
〒110-0005 東京都台東区上野1-10-12 商工中金･第一生命上野ビル 6階 株式会社ＪＴＢアセットマネジメント 個人情報お問い合わせ窓口 電話番号：03-4331-1111